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哲学系研究生会工作管理条例

发布者:系统管理员发布时间:2011-11-25浏览次数:1

 
第一章   总则
 
第一条  为使我系学生工作规范化管理,提高工作效率,加强学生干部的综合素质和工作能力,使研究生会工作有章可循、有据可依,特制定本管理条例。
第二条   哲学系研究生会作为南京大学学生工作的基层组织,是在系党委和学工办的领导下面向全系研究生同学的一个综合服务平台,是我系学生工作的重要组成部分。研究生会成员作为学生中的先进集体,须严格遵守南京大学规定的大学生行为规范准则,对工作认真负责,热心为广大同学服务。
 
第二章   组织机构与岗位职责
 
第三条  组织机构
系研究生会设研究生会主席、副主席、秘书处、学术部、文化部、生活部、体育部等机构;主席1名,副主席2名,各部部长各1名。正副主席、秘书长组成主席团,主席团与各部部长、副部长组成理事会;主席团一般由二、三年级同学组成。
第四条  岗位职责
研究生会主席:组织、策划和协调研究生会的总体工作,处理各种重大事件,对研究生会负责,并应在学生中起到模范带头作用。
研究生会副主席:协助研究生会主席的各项工作,并指导一至二个部门的具体工作。其中,第一副主席指导学术部及实践部的工作;第二副主席指导文化部、生活部、体育部的工作。
秘书处:秘书处是主席团领导下的常设办公机构,是保证研究生会整体工作正常工作的关键所在。其主要职能是综合协调研究生会各职能部门的事务关系,负责研究生会整体财务、文档、宣传、评优以及内务、内联等事务。
学术部:研会学术部是哲学系研究生学术活动的主要策划者、组织者,也是促进哲学系师生间、同学之间学术交流的最重要的平台之一。学术部活动的开展是哲学系的优良传统,宗旨是——坚持以营造学术氛围、增强学术兴趣、发扬学术精神为使命和责任;以打造品牌、砥砺思想、启迪智慧、开拓视野、提升能力为工作的出发点和目标。
 实践部:关注研究生就业问题和实践能力的培养、实践经历的累积:系内拓展、实践活动的策划;举办就业经验交流会,收集就业实习信息并发布,为同学提供勤工助学以及各种实践的机会,为系研究生会各项活动尽力吸纳赞助。实践部宗旨是——心怀阳光,脚踏实地;团结服务,奉献创新。
生活部:关注研究生日常生活,丰富校园生活,帮助处理日常生活问题,协助各部开展活动:交通票务信息的发布及整理;组织宿舍文化大赛、跨院系跨年级跨专业联谊等。生活部宗旨是——微笑学习,充实生活。
文化部:通过举办各种文娱活动来丰富师生的业余生活,增加哲学系的文化活力,在活动中形成强大的集体凝聚力。以此促进同学之间的交流,促进师生之间的交流,展现哲学系的魅力。
体育部:组织系内师生参加诸如师生乒乓赛、篮球本研交流赛、羽毛球赛等体育活动,增强体质,增进友谊,为哲学系营造良好的校园形象。
博士部:博士部在哲学系研究生会硕士与博士联合活动中承担桥梁作用。主要负责协调研究生会举办的与博士生有关的所有活动,如系内硕博篮球赛、羽毛球赛、博士论坛等活动中博士生的联络工作,促进博士生与老师及硕士生之间的交流。
 
第五条  民主集中制原则
研究生会日常工作由主席负责主持,在系学工办和主席团的统一领导下开展。重大问题由研究生会理事会讨论、并报请系学工办后作出决定。
研究生会各部门对重大问题的决定必须征求本部部员意见,并报请研究生会主席团批准。
各部申报的预案一般由主席团裁定,必要时召开理事会或全体会员大会裁定。
 
第六条  
研究生会主席团与各部门应积极完善研究生会整体或部门的工作制度,建立有效的监督制度,充分调动学生干部的积极性,同时就工作内容向新部员传授经验或进行技能培训,确保工作的顺利开展。
 
第七条  
研究生会成员应认真完成上级布置的合理性任务。对活动有意见或建议的,可以书面或口头形式向部长或主席提出;经理事会讨论后采纳的合理意见或建议的提出者将被予以适当表扬或奖励。由于个人主观原因,未能完成活动任务并造成严重后果者将被予以适当批评或处罚。
 
第八条  工作计划与总结
学期初,主席团须就总体工作情况拟定工作计划并提交给系学工办;各部门须就部内工作拟定工作计划并提交给主席团。各类大型活动开展前,负责人须制定详细活动策划,至少提前一周提交至主席,经理事会讨论通过后,由主席团上报系学工办。
学期结束前,主席团对本学期工作得失进行总结并提交给系学工办,各部门就部内工作得失进行总结并提交给主席团。
各工作计划与总结均交由秘书处存档。
 
第九条  部门配合
各部活动如需其他部门配合(如需实践部联络赞助,或需秘书处转发通知等),须上报主席团,经批准后,提前联络配合的部门,并提供详细活动内容。
 
第三章 会议制度
第十条  研究生会会议,分为主席团会议、部长例会、研究生会全体大会、各部内部工作会议。
① 主席团会议。每月召开一次,由主席主持。主席团汇报前一阶段工作和下一阶段工作设想。
② 部长例会。每月召开一次,由主席主持。各部部长请示汇报工作情况,主席团布置下一阶段工作。
③ 研究生会全体大会。每月召开一次,由主席主持,秘书处记录。公布“研会之星”名单,并颁发奖品。汇报研会近期活动情况,部长总结本月工作并作工作计划。各部讨论研会近期工作方向,听取部员对研会工作的意见建议。
④ 各部内部工作会议。依各部情况不定期召开,由部长主持。讨论布置部内工作,协调部长与部员、部员与部员之间的关系等。会议记录由各部自己完成,于会后整理成电子稿存档,并发送秘书处备案。
研会重大决议需由研究生会全体大会讨论、同意,指导老师批准通过后方可成立。凡遇重大事件急需讨论处理时,例会将临时机动召集。
以上各项会议由秘书处负责对有关资料的记录和整理。
 
第十一条  会议考勤和记录制度
各类会议一律实行考勤和记录制度。主席团由主席负责,理事会和全体成员会议由秘书处负责,部门由部长负责,对会议出席状况进行记录。
会议准时召开,各部均须签到,不得无故缺席。会议记录留有存档,作为以后评选优秀学生干部的参考。要求记录:会议名称、会议时间、会议地点、记录人、应到人数、实到人数、缺席人数、缺席人名单、缺席原因、主持人、会议主题、会议内容等。
会议应准时召开,遵循高效务实的原则。因特殊情况不能到会,应以书面形式向会议负组织者请假,批准后方可,否则作缺席论处。每学期无故缺席3次者将在全体会员会议中作通报批评,3次以上作自动退出研究生会处理。
 
第四章 经费与财物管理
第十二条  财务制度
哲学系研究生会实行资金统一监管调拨的基本财务制度,全部资金(包括院系拨款、活动收入、赞助金等)由秘书处统一管理,所有支出款项由秘书处统一调拨。
各项活动的经费开支须以勤俭节约、计划使用、公开透明为原则,活动预算应事先在策划中详细说明,经秘书处报主席团讨论通过后方可执行。严禁弄虚作假。
第十三条  预算
研会活动实行严格的预决算制度。没有预算的活动资金支出一律不予报销。预算清单需在部门举办活动前一周提交秘书处,列明预算支出名录及总价格,由主席团审批。
² 预算表格式(excel)

 

部门
活动
项目名称
单价
数量
金额
预算合计
*部
***大赛
矿泉水
1.00
30
30.00
 
 
第十四条  报销
系研会所有花费实行先报后支制度。凭正规发票向秘书处报账,票据背面应写清明细,包括详细用途和经手人。由秘书处向学工办统一领取报销款项。
部门活动结束一周内,统计活动总花费,制作excel格式的开销报表,联系秘书处报销。并将开销报表电子版发送秘书处备案。
² 开销报表格式(excel)

 

时间
部门
活动
项目名称
单价
数量
金额
经办人
合计
预算金额
月 日
*部
***大赛
矿泉水
1.00
30
30.00
**
 
 
 
第十五条  外联赞助
如因外联活动从校外获得现金赞助,须全部上交至研究生会账户并由秘书处代为保管。因外联活动而支出的费用不可从中代扣,仍按第十四条进行报销。
 
第十六条  物品管理
系研究生会所用公用物品(如横幅、系旗、展板、DV等)均由主席团负责管理,一律摆放在系学工办。需使用时应由使用人(部门)提供书面使用说明,报主席团批准后方可使用。
 
第五章 活动制度
第十七条  活动流程
开展活动前主办部门需提交完整的活动策划给分管副主席,由主席团讨论可行性后,方可进一步开展。
活动前期需处理好场地预定、耗材购买、文件打印、活动宣传等系列工作。活动开展过程中需处理好人员调度、活动记录、宣传拍照等系列工作。活动结束后需做好财务报销工作,并针对本次活动进行后续宣传,可通过小百合发帖、研会博客博文发布及向南大新闻网或宣传部投稿等方式将活动进一步推广出去。
 
第六章 文档管理制度
第十八条   资料管理
研究生会文档属研究生会所有,由秘书处统一管理,任何人不得擅自挪用或篡改。文档资料包括:
① 研究生会的各项活动策划书;活动结束后的工作总结;账务清单;图文资料。
② 各部门工作计划与总结。
③ 各类会议记录与考勤状况。
④ 其他研究生会相关资料(如重要通知及评奖评优、任免考核结果等)。
 
第十九条  文档处理
制定主席团及部长等主要成员个人资料,汇总至研会简介。在每学年招新活动结束后,及时整理研会全体成员的相关资料,更新通讯录。
制作统一例会记录表,各部门例会之后,及时填写交给秘书处存档。若是研会全体成员会议,会议记录由秘书处负责填写。(会议记录模板)
各个部门每次活动结束后,需向秘书处提交一份活动汇报材料,作为研会工作总结的资料。提交的内容主要包括:活动名称、活动时间、活动地点、参与对象、活动过程、活动成果。秘书处需做好各部门活动总结的修饰、存档工作,并及时将文字总结发布在研会Bolg上,以供后续参考。
各部门每次活动结束的当天或第二天,部门负责人应指定活动相关成员在小百合哲学系系版用研会账号philoYH发帖宣传并转帖至研会Bolg.发帖标题格式为主办部门加活动名称,如“【系研会秘书处】南哲天涯共此时,中秋快乐”。宣传贴以图片为主,文字介绍为辅,对图片等可进行适当的美工处理。如帖子进入十大,发帖人须及时截图保存,以作研会评优的依据。
在资料收集整理方面,在用电子文档记录的同时,可以适当增加一些纸质文档或刻录盘收集,以防出现信息库丢失、无资料可循的状况。同时,建议申请经费购买一个研会专用U盘,用于存储资料。
 
第七章   奖惩考核及任免制度
第二十条  考核制度
研究生会每学期对研究生会成员进行考核,主要由主席团负责。主席团成员受系学工办监督。
考核结合研究生会实际情况,与会议出勤、工作态度与成果等挂钩。经考核不合格者,经主席团讨论并上报系学工办裁定后,可予以免职。
符合以下情况者,作不合格论:
① 工作敷衍、态度散漫,未按时完成各项指定任务并造成重大失误者,或确实无能力胜任所担当的工作。
② 在各类会议中无故缺席3次以上,或缺席、迟到与请假总计5次以上。
③ 违反校纪校规且情节恶劣者(如拖欠学费)。
④ 其他由主席团及系学工办认定的恶劣情况。
 
第二十一条  评优制度
为鼓励在研究生会工作中表现出色的各部干事,研究生会每学期进行评优,表彰工作积极、态度端正的研究生会成员。评优遵循公正、公平、公开原则。具体如下:
① 校级评优应参照南京大学和南京大学哲学系的相关规定。
② 院系评优(如金箔奖、研会之星评选等)主要采取全体成员会议选举或本人自荐与组织推荐结合的办法。
③ 其他类型的评优应视具体情况,遵循相关规则进行评选。
④ 系研会将按照每学期各部门活动情况评选出一至数位“研会之星”,得此荣誉的同学均颁发荣誉证书及相应物质奖励。具体操作由秘书处执行,大会监督。研究生会所有获得表扬奖励的同学都留有存档,作为以后评选优秀学生干部的参考。
 
第二十二条  任免及换届制度
系研究生会以一年为任期进行自然换届,自然换届前应做好交替工作。如因故提前退出研究生会,须向主席团提交书面申请,经主席团讨论并由系学工办批准,对申请人予以免职并任用新同学。
换届遵循公开、公平、公正原则,主要采取全体成员会议选举及组织推荐结合的办法。换届结果经系学工办批准后进行公示。
 
第八章   附则
1. 本条例自公布之日起施行。南京大学哲学系研究生会全体成员必须严格遵照执行。
2. 本条例解释权属于南京大学哲学系研究生会。
 
南京大学哲学系研究生会
20119月10日